1. O que é a Portaria N. 389/2024?

A Portaria N. 389/2024 regulamenta o Programa de Dimensionamento da Força de Trabalho Técnico-Administrativo em Educação (Prodim) da UFSB, visando fortalecer a gestão de pessoas e adequar a força de trabalho às necessidades institucionais.

2.Quais são os objetivos do Prodim?

Os objetivos do Prodim incluem:

- Levantar as atividades executadas pelos servidores.

- Diagnosticar a composição da força de trabalho técnico-administrativo.

- Avaliar as necessidades de pessoal.

- Propor ações para ajustar o quadro de pessoal.

- Fomentar a valorização da cultura organizacional.

3. O que é cultura organizacional?

Cultura organizacional refere-se ao conjunto de valores, crenças, comportamentos e práticas que caracterizam a organização. Ela influencia como os funcionários se comportam e interagem no ambiente de trabalho, afetando a satisfação e a produtividade.

4. O que é clima organizacional?

Clima organizacional refere-se à percepção que os colaboradores têm do ambiente de trabalho, incluindo fatores como comunicação, liderança, políticas e práticas organizacionais. O clima pode impactar diretamente a motivação e o engajamento dos funcionários.

5. Quem deve participar do Prodim?

A participação é obrigatória para todos os servidores técnicos-administrativos e docentes que desempenham atividades técnico-administrativas, exceto aqueles que ocupam cargos de direção e funções gratificadas exclusivas de docentes como coordenações e vice coordenações de curso de graduação e pós-graduação, decanatos e congêneres. Docentes e técnicos ocupantes de cargos de assessoria também deverão aderir ao PRODIM.

6. Sou TAE e ocupo um cargo comissionado. Preciso preencher a planilha do Prodim?

Sim, todos os TAEs, independente de ocuparem cargos comissionados ou não, deverão aderir ao Prodim, com exceção de TAEs ocupantes de CD-1 ou CD-2.

7. Sou coordenador de curso ou decano de unidade acadêmica. Preciso preencher a planilha do Prodim?

Não, coordenadores de curso e decanos estão dispensados de preencher a planilha do Prodim, pois ocupam cargos de atribuição exclusiva de docentes.

8. Sou docente e não ocupo nenhum cargo administrativo. Preciso preencher a planilha do Prodim?

Não. Docentes que não ocupam cargos comissionados em funções técnico-administrativas estão dispensados do preenchimento da planilha.

9. Sou docente, coordenador/vice-coordenador de curso e também ocupo um cargo administrativo. Preciso preencher a planilha do Prodim?

Sim, docentes que ocupam cargos excercendo tarefas de natureza técnica-administrativa deverão preencher a planilha somente com as atividades e serviços relativas ao cargo técnico-administrativo. Atividades ligadas à função de coordenador de curso não deverão ser inseridas na planilha.

10. Sou TAE e não ocupo nenhuma função gratificada. Preciso preencher a planilha do Prodim?

Sim. Todos os TAE deverão preencher a planilha e o formulário eletrônico de dimensionamento. 

11. Como será realizado o levantamento de dados?

O levantamento ocorrerá em duas etapas:

- **Etapa I:** Os servidores devem preencher uma planilha com informações sobre serviços, atividades e fluxos de trabalho.

- **Etapa II:** Os dados da planilha serão transferidos para um formulário eletrônico, que também incluirá uma avaliação da cultura e clima organizacional.

12. Qual é o prazo limite de preenchimento da planilha eletrônica e formulário eletrônico?

É recomendável que a planilha seja preenchida e assinada pelo/a servidor, pelo/a chefe imediato e pela autoridade máxima da unidade de lotação do/a servidor/a (pró-reitor/a, coordenador/a de campus ou chefe de gabinete) entre os dias 25 de outubro a 1º de dezembro de 2024.

Cumprida essa etapa, será disponibilizado entre os dias 02 a 13 de dezembro um formulário eletrônico, onde o/a servidor/a deverá inserir/copiar os dados da planilha, além de avaliar a cultura e clima organizacional da UFSB.

Caso o/a servidor/a esteja afastado de férias ou licença no período de 25 de outubro a 1º de dezembro, poderá preencher a planilha e realizar a inserção dos dados no formulário eletrônico durante o período de 02 a 13 de dezembro.

13. Quais são as etapas e prazos do Prodim?

- **Etapa I:** Disponibilização da planilha (25/10/2024) e orientações nos campi e reitoria (de 12/11/2024 a 25/11/2024).

- **Etapa II:** Preenchimento do formulário eletrônico (02/12/2024 a 13/12/2024).

- Análise dos dados (06/01/2025 a 07/02/2025).

- Elaboração e divulgação do Relatório Final (10/02/2025 a 24/03/2025).

14. O que acontece se um servidor não participar do Prodim?

Servidores que não participarem serão ser denunciados à Ouvidoria da UFSB e sujeitos a sanções disciplinares. Serão aceitas justificativas conforme disposto em Portaria.

15. Onde posso encontrar a planilha de levantamento de atividades?

A planilha poderá ser acessada clicando aqui

16. Posso copiar as informações inseridas no meu Polare como ficha espelho na planilha eletrônica?

Não, mas o/a servidor/a poderá aproveitar parte das informações inseridas no Polare, desde que elas estejam de acordo com as definições de serviços, atividades, tarefas, fluxos de trabalho e fontes previstas na Portaria e na aba 1 de orientações da planilha.

17. O que é serviço?

É o conjunto de atribuições previstas para a unidade de lotação do servidor para o atendimento dos objetivos institucionais.

18. O que é Atividade?

Atividades são as ações realizadas, as tarefas específicas que são realizadas pelo/a servidor/a. O nome da atividade deve ser coerente com os outros conceitos indicados a seguir, principalmente com a entrega.

19. O que é Entrega?

A entrega é o produto que representa o resultado final da atividade. Sabemos que a atividade foi concluída quando a entrega foi totalmente elaborada. As entregas podem constituir diferentes tipos de produtos, a depender da atividade: processos concluídos e aprovados, eventos realizados, relatórios entregues etc. Se a entrega for muito pequena e não for possível contabilizá-la, ela deve ser informada na coluna "Fluxo de Trabalho". Se a entrega for muito grande que demore mais de um mês para ser concluída, então ela deve ser "quebrada" em entregas menores.

20. O que é Fluxo de Trabalho?

O fluxo é uma descrição do passo-a-passo de como a atividade é realizada até a conclusão da entrega.O fluxo de trabalho deve incluir a identificação das etapas, permitindo a visualização do caminho a ser seguido para alcançar os resultados desejados.

21. O que é Tempo de execução?

É o tempo que o servidor leva para executar uma atividade, podendo ser medido em minutos (min), horas (h) ou dias (d). Uma atividade não poderá levar mais que 30 dias para ser executada, devendo essa tarefa ser quebrada em entregas menores. 

22. O que é Fonte?

É o local onde pode ser consultado o registro da entrega. Exemplos: Processos abertos tem como fonte o SEI ou SIPAC. Registros em planilhas tem como fonte a planilha específica, disponível em drive, site etc. Editais publicados podem ser consultados no site da UFSB. Relatórios concluídos podem ter como fonte uma pasta específica no Google Drive ou a Nuvem da UFSB etc.

23. O que é Unidade de Lotação?

É a unidade administrativa onde o servidor está vinculado e desenvolve as suas atividades. Ex. Progeac; Propa; Coordenação de campus etc.

24. O que é Unidade de exercício?

É a unidade onde o/a servidor/a está efetivamente desempenhando as suas atividades. Ex. Setor de Compras; Seção de Almoxarifado etc.

25. Terminei de preencher a planilha, o que devo fazer?

O/A servidor/a deverá encaminhar o documento para a validação da sua chefia imediata, que deverá validar ou solicitar os devidos ajustes nas informações levantadas pelo/a servidor/a. Após essa etapa, o/a servidor, o/a chefe imediato e a autoridade máxima da unidade de lotação do/a servidor/a (pró-reitor/a, coordenador de campus ou chefe de gabinete) deverão assinar conjuntamente a planilha, incluindo assinatura digital na aba 1 do documento.

26. Em algum período da vigência do Prodim estarei de férias/licença, o que devo fazer?

Neste caso, o/a servidor/a deverá se antecipar, preencher a planilha de levantamento de atividades e solicitar das chefias as devidas assinaturas. Caso o/a servidor/a esteja de férias/ licença entre os dias 02 a 13/12 ficará a cargo do/a substituto/a ou chefia imediata o dever de preencher o formulário eletrônico com as informações inseridas pelo servidor na planilha eletrônica.

27. Voltei de férias/licença com o Prodim em andamento. Estou dispensado/a do Prodim?

Se o seu retorno às atividades se der no intervalo que compreende 25 de outubro a 13 de dezembro, você deverá preencher a planilha de atividades e inserir as informações levantadas no formulário eletrônico.

28. A planilha está bloqueada para edições e não consigo ajustar as margens para exibição das informações completas da aba 3. Como proceder?

A planilha está bloqueada para preservar as informações. Todas as informações da célula que o/a servidor/a não consegue visualizar podem ser lidas de forma completa na barra de fórmulas do excel.

29. Quando converti a planilha para o formato PDF as informações da aba 3 ficaram ocultas por conta da formatação da altura e largura das células Minha chefia não conseguirá ler as informações para validar. Como devo proceder?

Orientamos que o/a servidor/a encaminhe a versão da planilha em excel para a validação da chefia. Após verificação e validação das informações, o/a servidor/a deverá converter em formato .pdf e providenciar as assinaturas digitais no documento.

30. Finalizei a planilha e coletei a assinatura da chefia imediata e da autoridade máxima da minha unidade de lotação. O que devo fazer?

O/A servidor/a deverá aguardar o início da 2ª Etapa, que se estenderá de 02 a 13 de dezembro. Nessa etapa, o/a servidor/a copiará os dados da planilha no formulário eletrônico e realizará a avaliação da cultura e clima organizacional da UFSB.

31. Quais justificativas serão consideradas pela Comissão Geral de Dimensionamento para quem não cumprir as etapas do programa?

Serão consideradas justificativas pela CGD os atestados médicos, licenças para tratamento de saúde, motivos de força maior ou casos fortuitos, desde que atestem a impossibilidade de participação do/a servidor/a no Programa de Dimensionamento de Pessoal ao longo de todo o período de execução das etapas I e II do cronograma.

32. Não estava de férias nem licença, preenchi a planilha mas não consegui encaminhar minhas informações de atividades dentro do prazo da etapa II. O que devo fazer?

Se o/a servidor/a possuir uma justificativa que ateste essa impossibilidade, deverá encaminhar para o e-mail prodim@ufsb.edu.br até o dia 17 de dezembro, acompanhadas das documentações comprobatórias. Em caso de deferimento da justificativa, que será informada via e-mail, o/a servidor/a deverá concluir as atividades do Prodim até 30 de dezembro.

33. Estava de férias/atestado médico/licença para tratamento de saúde/licença capacitação e retornei às atividades no prazo de início da etapa II. O que devo fazer?

O/A servidor/a deverá preencher a planilha de atividades, submeter à validação da chefia imediata, coletar as assinaturas conforme informado em portaria e realizar o preenchimento do formulário eletrônico até o dia 13 de dezembro.

34. Sou chefe de unidade e alguns servidores/as estão de férias/atestado médico/licença para tratamento de saúde/licença capacitação durante todo o período de vigência do Prodim. O que devo fazer?

Segundo a portaria 389/2024, caberá à chefia imediata do/a servidor/a o levantamento dos serviços, atividades, entregas e fluxos de trabalho com apoio do/a substituto/a eventual do/a servidor/a. Caso o/a servidor/a afastado/a tenha realizado o levantamento das atividades na planilha, a chefia deverá inserir os dados informados pelo/a servidor/a no formulário eletrônico dentro do prazo que se estende de 02 a 13 de dezembro.

35. Sou chefe de unidade e um/a servidor/a está impossibilitado de finalizar o Prodim porque apresentou um atestado. O que devo fazer?

A chefia deverá encaminhar a justificativa para o e-mail prodim@ufsb.edu.br até o dia 17 de dezembro, acompanhadas das documentações comprobatórias enviadas pelo/a servidor/a. Em caso de deferimento da justificativa a CGD notificará a chefia, que deverá realizar o levantamento dos serviços, atividades, entregas e fluxos de trabalho do/a servivor/a afastado/a com apoio do/a substituto/a eventual, obedecendo o prazo limite de 30 de dezembro de 2024.