Elaboração
Elaboração
Metodologia
Para a construção do PDI, as matrizes metodológicas devem considerar tecnologias, instrumentos e aplicações de modelos de gestão capazes de subsidiar de modo eficiente e efetivo o planejamento da inovação pretendida (Cf. ForPDI, 2017). Nos modelos de planejamento estratégico convencional, o delineamento de uma ferramenta de gestão estratégica visa assegurar, a partir de um elenco de perspectivas e indicadores, que a universidade seja capaz de manter a coerência entre gestão de suas rotinas e o planejamento estratégico, a fim de efetivar suas metas em curto e médio prazo. Os Mapas Estratégicos são diagramas de causa e efeito que demonstram como a associação dos objetivos estratégicos de cada perspectiva organizacional pode levar as organizações a alcançar suas visões de futuro.
Trata-se, portanto, de garantir o aporte de investimentos imateriais sob a forma de métodos avançados de gestão estratégica sistêmica, orientada para a dinamização política da UFSB e a transformação sustentável da sua cultura institucional, aplicando novas tecnologias gerenciais, incluindo estratégias etnográficas, mapas conceituais e processos educacionais.
A construção deste PDI ocorreu em quatro etapas: Organização, Preparação, Elaboração e Divulgação, descritas abaixo.
Organização
A primeira etapa, de organização (iniciada no segundo semestre de 2016, com reuniões realizadas em 9 e 31 de agosto), foi marcada por discussões iniciais da equipe da Pró-Reitoria de Planejamento e Administração (PROPA) e da Pesquisadora Institucional com a Reitoria sobre a condução do processo metodológico de construção do PDI. Nesse momento, foi realizado estudo de demandas referentes à construção do PDI mediante estudo da legislação vigente e documentos orientadores do MEC.
Na sequência, foi definida a Comissão Institucional, por meio da Portaria n. 477/2016, da Reitoria, para elaboração do Plano. Após isso, foi definido o calendário das atividades da Comissão, que se reuniu no dia 16 de setembro de 2016 para construção da metodologia e das ações das Comissões Setoriais ou Comissões Temáticas.
Foi criada a logomarca do PDI e estabelecidas a dinâmica, as ferramentas e os instrumentos de trabalho, incluindo as formas de acompanhamento e controle de sua elaboração, de acordo com o sistema ForPDI, ferramenta de gestão desenvolvida pelo Fórum dos Pró-Reitores de Planejamento e Administração das Instituições de Ensino Superior Federal (ForPlad). Como principal produto dessa etapa, tivemos a definição dos Princípios Norteadores, dos Eixos Centrais e dos Eixos Meios, que pautaram toda a elaboração do Plano.
Preparação
Com os debates nas Comissões Setoriais, o documento representativo do PDI começou a ser delineado. Inicialmente, foi redigida a seção conceitual, com exposição de dados e ponderação sobre o cenário institucional (2014-2016).
O segundo passo foi dado pela equipe de Planejamento e Gestão de Risco da Pró-reitoria de Planejamento e Administração da Instituição, que promoveu reuniões destinadas à Sensibilização e ao Diagnóstico: “(...) momento em que se busca compreender a situação atual das Instituições de Ensino Superior (IES) para identificar as oportunidades e ameaças presentes no ambiente externo, bem como as forças e fraquezas presentes no ambiente interno, e, a partir desse resultado, estruturar as ações futuras.”
Dentre as ferramentas possíveis, optou-se pela Análise SWOT, ferramenta utilizada para fazer análises de cenário (ou análises de ambiente, sendo usada como base para a gestão e o planejamento estratégico de uma organização. É um sistema simples para posicionar ou verificar a posição estratégica da empresa no ambiente em questão, que permite “(...) o levantamento e análise dos aspectos internos e externos à IES que poderão interferir na definição das estratégias e na forma como elas serão implementadas”. Nessa fase, entre agosto e outubro de 2017, foram levantadas as demandas setoriais e da comunidade acadêmica, por meio de um processo de escuta presencial dos três segmentos da Instituição (Técnico-administrativo, Docente e Discente) nos três campi, a fim de possibilitar a oportunidade de expressarem suas percepções da UFSB.
A justificativa para a adoção da Análise SWOT deve-se ao entendimento de que, embora os gestores tenham uma visão global da instituição, são os/as especialistas de cada área que conhecem de perto as funcionalidades, os desafios e as necessidades, conforme as especificidades do seu trabalho. Além disso, participar de um processo estratégico como esse desperta um senso de pertencimento, essencial para incluir os/as colaboradores/as em direção ao objetivo maior.
Assim, de acordo com as Forças e Fraquezas, bem como as Oportunidades e Ameaças previstas pelo instrumento, criou-se um diagnóstico institucional para que, a partir dos tópicos levantados, fossem propostas ações que buscassem maximizar as Forças e Oportunidades e mitigar as Fraquezas e Ameaças. Para isso, entre novembro e dezembro de 2017, foi aplicado um instrumento de pesquisa por adesão (questionário enviado por e-mail institucional a todos/as/ os/as servidores/as), visando conhecer as expectativas dos membros da comunidade para os próximos anos da UFSB, promovendo mais uma forma de ouvir a maior quantidade de pessoas da instituição no processo.
Outra ação da equipe responsável pela fase de elaboração foi viabilizar a participação da comunidade acadêmica, por meio da página do PDI, no site institucional. Para isso, foi disponibilizado um questionário, para preenchimento individual, por adesão. A página ficou disponível de 22 de setembro de 2017 a 26 de outubro do mesmo ano, de acordo com o prazo estabelecido pela equipe para preenchimento e envio das respostas pelos membros da comunidade acadêmica.
Após os/as servidores/as da DIRPLAN/PROPA terem compilado todas as informações elencadas pela Análise SWOT a partir do registro in loco e das respostas ao questionário, a equipe de Planejamento e Gestão de Risco apresentou o documento escrito à Reitoria. O objetivo era oferecer subsídios concretos para a constituição de novas comissões temáticas ou setoriais. As informações coletadas também permitiram construir, além dos eixos, o quadro de objetivos, metas e indicadores, visando ao Planejamento Estratégico para o período de cinco anos.
Elaboração
No início desta etapa, a equipe da DIRPLAN que assumiu o processo de condução do PDI solicitou das Pró-Reitorias o envio do Planejamento Estratégico, com os eixos, objetivos, ações, metas e indicadores.
Entre maio e dezembro de 2018, foi requerido das Pró-Reitorias e de algumas Diretorias que reescrevessem trechos dos seus Planos, especialmente no que dizia respeito a conceitos, a fim de adequar-se ao modelo instituído pelo FORPDI. Portanto, durante boa parte do ano de 2018, as Pró-Reitorias revisaram as políticas institucionais e/ou elaboraram propostas de novas políticas.
Durante o ano de 2019, a DIRPLAN, de posse da parte conceitual estabelecida, voltou a reunir-se com as Pró-reitorias (agora ampliadas com a criação da Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós-Graduação), e juntos trabalharam para estabelecer os objetivos, metas e indicadores estratégicos.
Além disso, a equipe também acompanhou dados sobre rankings internacionais e outras bases de informações. O Diretor de Planejamento da PROPA também acompanhou as discussões no Fórum Nacional de Pró-Reitores de Planejamento e de Administração das Instituições Federais de Ensino Superior (FORPLAD) como Coordenador do ForPlad Nordeste, juntamente com o Vice-Reitor/Pró-Reitor de Planejamento e Administração da UFSB.
Divulgação
A proposta deve ser enviada à Reitoria para que, após a apreciação do plano, seja submetida aos dirigentes da Instituição para uma última discussão com suas bases, visando aos ajustes necessários para a concretização da proposta.
Com isso, toda a comunidade universitária deve ser convidada a participar do processo. A mediação deve ser realizada pelas Unidades Universitárias, pela atuação dos decanos/as, com vistas à elaboração de suas metas para o período de 2020-2024.
O envolvimento da comunidade universitária deve ser o momento mais importante do processo, pelo debate a partir da multiplicidade de olhares e opiniões que conformam a instituição. E também por tratar-se de um dos princípios basilares do Planejamento Estratégico, que requer a construção do PDI a partir de mecanismos participativos e democráticos.
A legislação vigente preconiza que o Conselho Universitário (CONSUNI) da Universidade Federal do Sul da Bahia, instância máxima deliberativa, é o órgão responsável pela aprovação do PDI e, após essa aprovação, deve haver a inclusão de informações no sistema FORPDI para que sejam executadas as políticas propostas.
Documentos
Documentos da 1ª Fase
Documentos da 2ª Fase
