Coordenação de Compras e Licitações
COORDENAÇÃO DE COMPRAS E PATRIMÔNIO
A Coordenação de Compras e Patrimônio (CCP) tem por finalidade padronizar, orientar, analisar, executar e controlar as atividades relacionadas com contratações de serviços, inclusive de publicidade, compras, alienações, concessões, permissões e locações no âmbito da Universidade Federal do Sul da Bahia (UFSB), na forma das modalidades de licitações dispostas na Lei n. 14.133/2021 (Concorrência, Concurso, Leilão e Diálogo Competitivo), na modalidade de licitação denominada Pregão, de acordo com a Lei n. 10.520/2002, regulamentado pelo Decreto n. 10.024/2019 e na modalidade Regime Diferenciado de Contratação (RDC), prevista na Lei n. 12.462/2011. Atualmente, integram a área de Compras o Setor de Contratações Diretas, o Setor de Licitações e o Setor de Planejamento e Gestão de Processos.
Quanto às atividades inerentes aos setores de Patrimônio e Almoxarifado, a Coordenação é responsável pelo planejamento, coordenação, orientação, execução, controle, supervisão e avaliação das atividades de controle patrimonial, preservação e manutenção dos bens móveis, equipamentos, bem como recebimento, controle, guarda, distribuição e alienação de materiais, tendo como atribuições:
• Assessorar a DIRAD em assuntos pertinentes a sua área;
• Dirigir, orientar, supervisionar e avaliar a execução dos trabalhos de seus setores;
• Centralizar a aquisição de bens e serviços, de acordo com a oportunidade e conveniência da Universidade Federal do Sul da Bahia (UFSB), independentemente da origem do recurso, observando a aplicação destes de forma a não fracionar as despesas, mediante planejamento anual de Contratações e Manual de Compras;
• Acompanhar os procedimentos licitatórios e os de dispensas e inexigibilidades de licitação para efetivação das aquisições de bens, materiais e serviços de interesse da UFSB, em todas as suas modalidades;
• Orientar e propor ações aos Setores Demandantes, tendo em vista a efetivação dos processos de aquisição de bens, materiais e serviços, em consonância com as diretrizes governamentais;
• Coordenar as atividades dos Pregoeiros e das Comissões de Licitação;
• Propor à Diretoria Administrativa a nomeação de Pregoeiros e de Comissão de Licitação, seja ela permanente ou especial;
• Propor a abertura de processo licitatório em todas as modalidades, bem como de dispensa e inexigibilidade de licitação;
• Analisar e coordenar as inclusões de Intenção de Registro de Preço (IRP) no sistema Comprasnet;
• Analisar os pedidos de reequilíbrio e cancelamento das atas de registro de preços;
• Fazer cumprir as normas e orientações dos órgãos superiores e fiscalizadores da UFSB;
• Assessorar os Setores de Patrimônio e Almoxarifado com informações necessárias para a finalização do processo de compras;
• Implementar política de padronização de material;
• Administrar o patrimônio da Instituição, prezando pela sua preservação, melhorias e regularidade documental.
• Orientar e fiscalizar a distribuição e utilização dos bens móveis;
• Coordenar as atividades de controle dos bens patrimoniais;
• Acompanhar, orientar e avaliar a execução das suas ações e as de seus setores;
• Propor a apuração de responsabilidade no caso de danificação ou falta de bens patrimoniais, mediante inspeção periódica e levantamento de inventário anual;
• Implantar banco de dados com informações para elaboração do Relatório de indicadores e do Relatório Anual de Gestão da UFSB;
• Desenvolver e promover a aplicação das técnicas de previsão, no âmbito da Universidade, de modo a assegurar a manutenção adequada dos estoques;
• Estabelecer política para manutenção de equipamentos; em parceria com a PROTIC;
• Acompanhar, orientar e avaliar as atribuições dos setores e seções sob sua responsabilidade, bem como suas ações;
• Executar outras tarefas de mesma natureza e nível de complexidade associados ao ambiente organizacional.
Responsável pelas aquisições de bens e serviços necessários à administração, aos programas e aos projetos da Universidade, tendo como atribuições:
• Estabelecer métodos de compras mais eficientes, a fim de alcançar qualidade, economicidade e sustentabilidade;
• Atualizar os catálogos para aquisição de materiais permanentes e de consumo;
• Orientar e fiscalizar o processo de aquisição de materiais e da contratação de serviços, observadas normas e legislações específicas;
• Organizar os processos de compras a partir de propostas e prioridades dos órgãos acadêmicos e administrativos, de acordo com o cronograma orçamentário da universidade;
• Prestar subsídios à Coordenação de Compras e Patrimônio nos assuntos correlatos;
• Analisar e auxiliar as contratações mediante dispensa ou inexigibilidade de licitação, ou indicar o início do processo por cotação eletrônica;
• Preparar relatórios de controle e acompanhamento de compras;
• Divulgar e implementar as inclusões de Intenção de Registro de Preço (IRP) no sistema ComprasNet;
• Implantar banco de dados com informações para elaboração do relatório de indicadores e do relatório anual de gestão da UFSB;
• Coordenar e acompanhar as ações das seções sob sua responsabilidade;
• Executar outras tarefas de mesma natureza e nível de complexidade associados ao ambiente organizacional.
SEÇÃO DE REGISTRO
Responsável pelo registro nos sistemas de controle, acompanhamento e publicação dos processos relacionados e licitações e compras. Suas atribuições são:
• Acompanhar e realizar o devido registro das contratações de materiais e serviços no sistema ComprasNet;
• Registrar o envio de inexigibilidades e dispensas de licitações no SIDEC;
• Registrar e acompanhar as cotações eletrônicas no sistema ComprasNet;
• Registrar a publicação de inexigibilidades no DOU, quando o valor for superior a R$ 17.600,00 para materiais e serviços;
• Acompanhar a gestão de atas de registro de preços no sistema, efetuando autorizações ou recusas de solicitações de adesões de atas da UFSB;
• Solicitar as autorizações de adesão a ata de registro de preços junto a outros órgãos, a partir do módulo Gestão de atas;
• Manifestar interesse em participar de IRP’s de outros órgãos ou entidades da Administração pública federal, via sistema;
• Realizar a publicação de avisos e extratos de licitação no DOU, e jornais via EBC;
• Registrar as atas de registro de preços, provenientes de licitações SRP, no SIASG, acesso HOD;
• Realizar consultas e alterações no SIASG, acesso HOD, quando solicitado, acerca de informações de atas de registro de preços;
• Executar outras tarefas de mesma natureza e nível de complexidade associados ao ambiente organizacional.
Setor responsável por planejar, organizar, coordenar, controlar e executar as atividades inerentes aos procedimentos licitatórios, com as seguintes atribuições:
• Realizar sessões públicas de licitação;
• Analisar os procedimentos adotados nos pregões encerrados;
• Interagir com os usuários e/ou demais órgãos envolvidos, para obtenção de informações concernentes a fornecedores, produtos ou equipamentos a serem adquiridos;
• Prestar informações aos fornecedores sobre licitações junto a universidade;
• Prestar subsídios à coordenadoria de compras, em assuntos relativos às licitações;
• Preparar o processo licitatório em conformidade com a modalidade de licitação estabelecida por lei;
• Acompanhar e coordenar os procedimentos licitatórios, desde a sua divulgação, orientando para obediência das normas e regulamentos pertinentes às licitações;
• Coordenar e acompanhar as ações das seções sob sua responsabilidade;
• Preparar relatórios de controle e acompanhamento das licitações;
• Implantar banco de dados com informações para elaboração do relatório de indicadores e do relatório anual de gestão da UFSB;
• Executar outras tarefas de mesma natureza e nível de complexidade associados ao ambiente organizacional.
SEÇÃO DE PREGÕES
Responsável por auxiliar no controle e na organização dos processos licitatórios na modalidade pregão, com as seguintes atribuições:
• Analisar a conformidade do edital e seus anexos;
• Realizar o agendamento da sessão pública dos pregões, divulgando os editais de acordo com a legislação vigente;
• Receber, analisar e responder solicitações de esclarecimento ou pedidos impugnações sobre os editais de licitação divulgados;
• Realizar as sessões públicas dos pregões sob sua responsabilidade;
• Promover reuniões para analisar e julgar a documentação relativa à habilitação de todos os licitantes e as propostas dos concorrentes habilitados, quando necessário;
• Convocar apoio técnico aos setores demandantes para análise das propostas apresentas, quando for necessário;
• Receber e julgar recursos interpostos relacionados às fases de habilitação e de julgamento de proposta dos concorrentes;
• Efetuar, quando julgar necessário, diligência destinada a esclarecer ou complementar a instrução dos processos licitatórios;
• Elaborar, encaminhar e controlar o recebimento das atas de registro de preço;
• Executar outras tarefas de mesma natureza e nível de complexidade associados ao ambiente organizacional.
SETOR DE PLANEJAMENTO E GESTÃO DE PROCESSOS
Setor responsável pelo planejamento, gestão e coordenação de processos, manuais e documentos normativos da coordenação de Compras e Patrimônio, promovendo a uniformização dos processos e maximização da eficiência das atividades. Tendo as seguintes atribuições:
• Coordenar e orientar o planejamento dos processos internos da coordenação de compras e patrimônio (CCP);
• Promover ações para uniformização dos processos dos setores da CCP, dentre licitações, compras, patrimonial e distribuição de materiais;
• Elaborar documentos de controle, como matriz de risco para as aquisições da universidade;
• Facilitar o planejamento, o monitoramento e a avaliação dos processos da coordenação;
• Criar documentos de avaliação e controle dos processos;
• Fazer a gestão dos processos a partir dos documentos de padronização criados;
• Acompanhar e participar da elaboração do Plano Anual de Contratações da UFSB;
• Auxiliar no desenvolvimento de manuais e procedimentos de normatização da CCP;
• Acompanhar os processos de licitações, compras e inventários patrimoniais;
• Auxiliar no desenvolvimento dos fluxogramas de processos da coordenação;
• Identificação de oportunidades de melhoria dos processos;
• Possibilitar a implantação de melhoria nos diferentes processos realizados pela coordenação;
• Implantar banco de dados com informações para elaboração do relatório de indicadores e do relatório anual de gestão da UFSB;
• Executar outras tarefas de mesma natureza e nível de complexidade associados ao ambiente organizacional.
Unidade responsável pela execução, controle, registro e tombamento dos bens móveis da Universidade, assim como o desfazimento dos bens móveis inservíveis após o término da sua vida útil. Atribuições:
• Controlar e manter seguros, adequadamente, os bens que integram o patrimônio da Universidade;
• Participar da elaboração de inventários físicos anuais;
• Prestar assistência à(s) Comissão(ões) de Inventário dos Bens Patrimoniais;
• Acompanhar o processo de tombamento dos bens móveis;
• Orientar a preparação dos processos de baixa de bens patrimoniais da Universidade;
• Fornecer aos órgãos competentes, documentação relativa às variações ocorridas no patrimônio;
• Acompanhar a movimentação, analisar o uso e vida útil dos bens permanentes, a fim de providenciar a renovação dos estoques necessários;
• Desenvolver e promover a aplicação das técnicas de previsão, no âmbito da Universidade, de modo a assegurar a manutenção adequada dos estoques;
• Conferir e verificar se a compra (valor, quantidade, qualidade) está de acordo com os pedidos encaminhados;
• Controlar os prazos de entrega de material, bem como propor aplicação de multas e outras penalidades, aos fornecedores inadimplentes;
• Realizar procedimentos de avaliação, reavaliação e depreciação;
• Realizar processo de desfazimento de bens;
• Realizar conciliação da movimentação de bens patrimoniais com o contábil;
• Acompanhar a codificação e classificação de bens patrimoniais, conforme sua origem, obedecendo às normas padronizadas;
• Manter, os dados de entrada e saída do sistema de controle do imobilizado;
• Manter cadastro dos bens móveis, segundo classificação contábil-orçamentária, identificando o setor possuidor, data e forma de incorporação e valor patrimonial;
• Receber e aceitar o material adquirido, solicitando avaliação técnica e/ou especializada do setor requisitante, quando necessário;
• Realizar procedimentos incorporação e desincorporação de bens patrimoniais, bem como a distribuição nos setores da UFSB;
• Encaminhar para apuração de responsabilidade no caso de danificação ou falta de bens patrimoniais, mediante inspeção periódica e levantamento patrimonial anual;
• Elaborar listas e organizar locais adequados para manter bens móveis ou sucatas, para processar as alienações, cessões, permutas e doações de bens móveis e, informar a DIRAD sempre que julgar necessário;
• Emitir relatórios dos bens patrimoniais;
• Elaborar os mapas de variação patrimonial decorrentes de incorporação e baixa de bens móveis;
• Controlar a carga patrimonial e a movimentação dos bens móveis;
• Receber, propor recuperação e redistribuir os bens móveis danificados ou devolvidos, e propor a alienação daqueles considerados prescindíveis ou de recuperação antieconômica;
• Emitir os termos de responsabilidade e obter assinatura da autoridade responsável, dos bens em uso no SETOR sob sua chefia ou direção;
• Incorporar ao patrimônio, os materiais permanentes de produção própria da Universidade;
• Receber e distribuir as notas de empenho aos fornecedores;
• Receber, enviar, controlar e arquivar os processos empenhados;
• Receber, conferir, montar processo das notas fiscais e encaminhá-lo à Coordenação Contábil e Financeira, para pagamento;
• Informar às unidades solicitantes do recebimento dos bens adquiridos.
SETOR DE ALMOXARIFADO
Unidade responsável pelo suprimento dos materiais de consumo para toda a UFSB, recebimento, guarda, estocagem, controle e distribuição dos materiais adquiridos.
• Acompanhar a movimentação dos itens do almoxarifado, analisar o consumo, a fim de providenciar a renovação dos estoques necessários;
• Desenvolver e promover a aplicação das técnicas de previsão, no âmbito da Universidade, de modo a assegurar a manutenção adequada dos estoques;
• Conferir e verificar se a compra (valor, quantidade, qualidade) está de acordo com os pedidos encaminhados;
• Controlar os prazos de entrega de material, bem como propor aplicação de multas e outras penalidades, aos fornecedores e prestadores de serviços inadimplentes;
• Receber, conferir, controlar e manter os registros de entrada e saída dos materiais em estoque, procedendo, mensalmente, ao balancete contábil da movimentação do Almoxarifado;
• Receber, conferir, controlar e processar as requisições de materiais encaminhadas ao Setor de Almoxarifado;
• Distribuir os materiais a serem fornecidos, realizando a conferência, embalagem, marcação, acondicionamento e transporte dos mesmos;
• Processar a contagem física do estoque eventual;
• Identificar, codificar, cadastrar e catalogar os materiais usados pela Universidade, bem como responsabilizar-se pela emissão e distribuição, aos usuários;
• Emitir pedidos de compras para reposição de estoque, bem como para atender as requisições de material inexistente e sem similar no Almoxarifado;
• Organizar o Almoxarifado de forma a garantir o armazenamento adequado e a segurança dos materiais em estoque;
• Encaminhar as notas fiscais à Coordenação Contábil e Financeira para pagamento;
• Informar a unidade solicitante da recepção dos materiais adquiridos.
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